Все проекты подбора ИТ-решений, в которые мне приходилось погружаться, чтобы проаудиторовать результаты, имели повторяющиеся ошибки и проблемы. Жаль, иногда приходилось разбираться уже постфактум, когда сроки и бюджеты на внедрение превышали все допустимые значения.
Сегодня опишем ключевые сложности и ошибки при выборе ИТ-решений. Будет приведен типовой, наиболее часто встречающийся сценарий процесса выбора на стороне бизнеса. Целевой сценарий, который помогает избежать ошибок и минимизировать риски, будет в одном из следующих текстов.
1. Обычно всё начинается с описания системы, которая нужна бизнесу – сбора бизнес / функциональных / технических требований и составления БФТ (бизнес-функциональные требования), ТЗ (техническое задание) RFI (request for information), RFQ (request for qualifications) или RFP (request for proposal). Как-нибудь напишу про разницу RFI, RFQ, RFP. Результат этого этапа крайне разнообразен и непредсказуем (могу судить по более, чем 100 документам, собранным за многие годы). Верно одно. В 8 из 10 случаев получается неудовлетворительный результат: если задачу поручили ИТ-отделу, документы получаются чересчур техническими; если составлял документ бизнес-заказчик, то требования слишком расплывчатые. Для процесса подбора важно одно: документ нельзя использовать для дальнейшей квалификации того или иного ИТ-решения.
2. Далее следует этап поиска ИТ-решений и ИТ-компаний, которые могут отработать запрос. И это отдельная большая головная боль.
– Мы – Битрикс-24!».
Выводы о ценности этой информации делайте сами.
В результате в большинстве случаев рассматривается неполный список доступных на рынке ИТ-решений. Подходящие решения, которые могут снизить объем доработок, бюджет на внедрение, уменьшить сроки, могут просто остаться вне рассмотрения.
3. На следующем этапе документ с требованиями рассылается по участникам конкурса.
Отдельно стоит подсветить обратную связь ИТ-компаний на подобные документы: в 100% случаев ИТ-компания или вендор, получив такой запрос, в отношении большей части требований задаст вопрос «Что они имели в виду?» и при заполнении поставит везде «да», «есть», «100%», что бы это ни значило.
Также участники присылают индикативные оценки стоимости и сроков внедрения. Хорошо, если предложения участников отличаются на 10-20-30%. В моей практике я сталкивался с разницей более, чем в 10 раз. Таким образом, работа с обратной связью ИТ-компаний тоже требует определенных компетенций.
В момент окончательного выбора смешиваются такие факторы, как: соответствие требованиям, которые для современных ИТ-систем крайне комплексные; полнота выборки ИТ-решений; стоимость и сроки внедрения; и, конечно, масса впечатлений о дизайне системы, сотрудниках, коммуникации, компании, бренде вендора. Все это превращается в жуткий микс объективных и субъективных факторов.
В результате мы получаем выбор, в объективности которого можно сомневаться. Мы могли ошибиться в составлении требований, в подборке ИТ-решений, в интерпретации обратной связи от ИТ-компаний, своих впечатлениях и просто в том, что не придерживались зафиксированных правил и процедур процесса выбора ИТ-решения, определенной методологии. Если вы сейчас находитесь в поиске ИТ-решений для вашего бизнеса, я рекомендую обратить внимание на перечисленные ошибки и постараться их устранить.
В следующий раз я напишу про тех сотрудников или роли, которые можно встретить в ИТ и которые могут быть полезны на этапе подбора ИТ-решений. Например: ИТ бизнес-партнер, ИТ эдвайзер, бизнес-аналитик, системный аналитик, консультант и это не весь список!
В одном из последующих текстов опишу, как выстроить процесс выбора ИТ-решения и минимизировать риски ошибок, лишних затрат на доработки, увеличенных сроков внедрения, сорванных проектов и нулевого результата для бизнеса.
Сегодня опишем ключевые сложности и ошибки при выборе ИТ-решений. Будет приведен типовой, наиболее часто встречающийся сценарий процесса выбора на стороне бизнеса. Целевой сценарий, который помогает избежать ошибок и минимизировать риски, будет в одном из следующих текстов.
1. Обычно всё начинается с описания системы, которая нужна бизнесу – сбора бизнес / функциональных / технических требований и составления БФТ (бизнес-функциональные требования), ТЗ (техническое задание) RFI (request for information), RFQ (request for qualifications) или RFP (request for proposal). Как-нибудь напишу про разницу RFI, RFQ, RFP. Результат этого этапа крайне разнообразен и непредсказуем (могу судить по более, чем 100 документам, собранным за многие годы). Верно одно. В 8 из 10 случаев получается неудовлетворительный результат: если задачу поручили ИТ-отделу, документы получаются чересчур техническими; если составлял документ бизнес-заказчик, то требования слишком расплывчатые. Для процесса подбора важно одно: документ нельзя использовать для дальнейшей квалификации того или иного ИТ-решения.
2. Далее следует этап поиска ИТ-решений и ИТ-компаний, которые могут отработать запрос. И это отдельная большая головная боль.
- ИТ-решения ищут в каталогах. К сожалению, мне не известен в России актуальный структурированный каталог ИТ-решений. Ни один из каталогов не может дать корректную подборку даже наиболее популярных типов систем, например, ERP или CRM.
- ИТ-решения ищут в рейтингах. При этом обращают внимание на позицию ИТ-решения в рейтинге. Рейтинги в большинстве случаев отражают размер маркетингового бюджета участников, и то, что маркетолог принял решение потратить его на рейтинги.
- ИТ-решения ищут в подборках «Лучшие что-то там такого-то года». Обычно эти подборки составлены даже не экспертом, а самим вендором или контент-менеджером ради seo-трафика. Однако, нужно признать, что на рынке есть исследовательские и ИТ-компании, которые делают крайне профессиональные подборки в рамках своей специализации.
- ИТ-решения ищут в чатах и группах, советах друзей. Мы все сталкивались с диалогами вида:
– Мы – Битрикс-24!».
Выводы о ценности этой информации делайте сами.
- ИТ-решения ищут посредством ИТ-интеграторов. С этим тоже есть определенные сложности. ИТ-интеграторы имеют партнерские отношения с ограниченным количеством вендоров, какими бы мультивендорными они ни были; имеют команды с определенной экспертизой в решении вендора; имеют особое пристрастие к кастомным разработкам. Рекомендации интеграторов в большинстве случаев не будут беспристрастными.
- В некоторых случаях вместо поиска одного ИТ-решения можно было решить задачу иначе архитектурно. Например, выбрать дополнительный модуль (к ERP), несколько ИТ-решений, перейти на микросервисную архитектуру.
В результате в большинстве случаев рассматривается неполный список доступных на рынке ИТ-решений. Подходящие решения, которые могут снизить объем доработок, бюджет на внедрение, уменьшить сроки, могут просто остаться вне рассмотрения.
3. На следующем этапе документ с требованиями рассылается по участникам конкурса.
Отдельно стоит подсветить обратную связь ИТ-компаний на подобные документы: в 100% случаев ИТ-компания или вендор, получив такой запрос, в отношении большей части требований задаст вопрос «Что они имели в виду?» и при заполнении поставит везде «да», «есть», «100%», что бы это ни значило.
Также участники присылают индикативные оценки стоимости и сроков внедрения. Хорошо, если предложения участников отличаются на 10-20-30%. В моей практике я сталкивался с разницей более, чем в 10 раз. Таким образом, работа с обратной связью ИТ-компаний тоже требует определенных компетенций.
В момент окончательного выбора смешиваются такие факторы, как: соответствие требованиям, которые для современных ИТ-систем крайне комплексные; полнота выборки ИТ-решений; стоимость и сроки внедрения; и, конечно, масса впечатлений о дизайне системы, сотрудниках, коммуникации, компании, бренде вендора. Все это превращается в жуткий микс объективных и субъективных факторов.
В результате мы получаем выбор, в объективности которого можно сомневаться. Мы могли ошибиться в составлении требований, в подборке ИТ-решений, в интерпретации обратной связи от ИТ-компаний, своих впечатлениях и просто в том, что не придерживались зафиксированных правил и процедур процесса выбора ИТ-решения, определенной методологии. Если вы сейчас находитесь в поиске ИТ-решений для вашего бизнеса, я рекомендую обратить внимание на перечисленные ошибки и постараться их устранить.
В следующий раз я напишу про тех сотрудников или роли, которые можно встретить в ИТ и которые могут быть полезны на этапе подбора ИТ-решений. Например: ИТ бизнес-партнер, ИТ эдвайзер, бизнес-аналитик, системный аналитик, консультант и это не весь список!
В одном из последующих текстов опишу, как выстроить процесс выбора ИТ-решения и минимизировать риски ошибок, лишних затрат на доработки, увеличенных сроков внедрения, сорванных проектов и нулевого результата для бизнеса.
